Le Regole Tecniche Antiriciclaggio per i Commercialisti (2)

Premessa

Come già anticipato nella precedente pubblicazione, nel presente articolo verranno affrontate le Regole Tecniche nn. 2 e 3, rispettivamente inerenti all’Adeguata Verifica della Clientela e alla Conservazione documentale, al fine di offrire al professionista una panoramica completa circa gli adempimenti Antiriciclaggio per i Commercialisti, ai sensi del D. Lgs 231/2007.

Regola tecnica n. 2 – Adeguata verifica della clientela (artt. 17 – 30 D. Lgs 231/2007)

Valutazione del rischio inerente

In aggiunta a quanto già trattato nel precedente articolo, il CNDCEC ha provveduto a elaborare anche una Regola Tecnica in materia di adeguata verifica della clientela,  finalizzata ad analizzare e valutare il rischio di riciclaggio e il finanziamento del terrorismo inerente alle attività professionali, nel rispetto dell’approccio basato sul rischio normativamente previsto. A riguardo, sono state mappate e classificate le prestazioni professionali, suddivise a seconda che il rischio inerente riscontrato sia rispettivamente “non significativo” (Tabella 1: prestazioni a rischio inerente non significativo), “poco significativo”, “abbastanza significativo” e “molto significativo” (Tabella 2: prestazioni a rischio inerente poco significativo, abbastanza significativo o molto significativo). 

Tra le operazioni contraddistinte da un rischio inerente “non significativo” sono da annoverarsi, oltre alle prestazioni espressamente escluse per legge (art. 17, co. 7, D. Lgs. 231/2007), anche quelle operazioni non evidenzianti aspetti finanziari o economico-patrimoniali, che quindi non permettono di valutare l’ambito operativo del cliente, in relazione alla natura della prestazione resa. Tale assunzione risulta quindi coerente con la normativa in quanto l’adeguata verifica deve poter permettere al professionista di poter valutare gli aspetti giuridici, le scelte imprenditoriali, economiche, finanziarie e patrimoniali del cliente.

Il legislatore tuttavia non ha previsto la possibilità di poter escludere in automatico l’individuazione di fattispecie rispetto alle quali possa operare una presunzione di assenza di rischio di riciclaggio (art. 17, co. 3, D. Lgs. 231/2007), lasciando l’attribuzione di un rischio inerente “non significativo” in capo a un processo di valutazione, anche non formalizzato, svolto dal professionista.

Valutazione del rischio specifico

Conclusa la valutazione del rischio inerente, il professionista prosegue con la stima del rischio specifico di riciclaggio/finanziamento del terrorismo, in riferimento al cliente nonché alla prestazione professionale prestata, attribuendo a ciascuno dei due parametri di osservazione un punteggio ricompreso tra 1 e 4, dove 1 rappresenta un rischio specifico “non significativo” mentre 4 “molto significativo”. In particolare:

Legenda:

1: non significativo

2: poco significativo

3: abbastanza significativo

4: molto significativo

Successivamente all’attribuzione dei livelli di rischio specifici, l’attività del professionista prosegue con il vero e proprio calcolo del rischio, che si ottiene dalla media aritmetica semplice dei punteggi assegnati nella tabella A e nella tabella B, in particolare:

  • Rischio specifico cliente: somma dei punteggi assegnati nella tabella A;
  • Rischio specifico prestazione: somma dei punteggi assegnati nella tabella B;
  • Rischio specifico complessivo: somma dei valori totali delle tabelle A e B, diviso dieci.

A seconda del valore così ottenuto, avremo una differente attribuzione del rischio specifico:

Valutazione del rischio effettivo

Grazie all’interrelazione tra il livello di rischio inerente e quello di rischio specifico si ottiene il livello di rischio effettivo, la cui stima avviene per mezzo di una matrice basata sui valori del rischio inerente nonché su quelli ottenuti dal calcolo del rischio specifico. Circa l’inerenza viene applicata una ponderazione del 30%, mentre in relazione alla specificità del rischio viene applicata una ponderazione del 70%.

In base al livello di rischio effettivo determinato, il professionista dovrà adempiere agli obblighi di adeguata verifica con le seguenti modalità:

Prestazioni professionali 

In riferimento alle prestazioni professionali, l’adeguata verifica deve essere effettuata per:

  • le prestazioni professionali continuative;
  • le prestazioni professionali occasionali, comprese quelle a svolgimento istantaneo, che comportino la movimentazione o la trasmissione di mezzi di pagamento o il compimento di atti negoziali a contenuto patrimoniale, di importo pari o superiore a 15.000 euro. 

Si informa che, nei casi in cui il valore della prestazione non sia chiaramente stimabile, l’obbligo di adeguata verifica dovrà essere comunque adempiuto. 

Adeguata verifica ordinaria

La Regola Tecnica n. 2 informa che: “quando l’oggetto della prestazione coinvolge più parti, l’obbligo di adeguata verifica viene adempiuto esclusivamente nei confronti del cliente che conferisce l’incarico per l’esecuzione della prestazione professionale e comporta l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente e/o dell’esecutore, nonché del titolare effettivo”. La dichiarazione scritta fornita dal cliente, così come riportato nell’art. 22, co. 1 del D. Lgs 231/2007, viene presunta veritiera in virtù dei dati e delle informazioni dallo stesso fornite. 

Adeguata verifica negli Studi Associati e nelle Società tra professionisti

L’attività di identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, per gli incarichi conferiti a uno Studio Associato o a una Società tra professionisti, è svolta direttamente dal professionista incaricato dello svolgimento della prestazione, che ne è quindi il responsabile. Tuttavia, la Regola Tecnica n. 2 concede la possibilità di delegare a dipendenti e collaborati di Studio, gli adempimenti amministrativi ricompresi nell’atto di identificazione.

Nel caso in cui vengano successivamente sottoscritti con il medesimo cliente nuovi incarichi professionali, l’adeguata verifica può essere svolta ai sensi dell’art. 19, co. 1, lett. a), n. 4) del D. Lgs. 231/2007, con tuttavia l’eccezione circa le seguenti attività: 

  • acquisizione di informazioni su scopo e natura della prestazione professionale; 
  • valutazione del rischio, con l’ausilio delle eventuali valutazioni effettuate da parte degli altri professionisti; 
  • esecuzione del controllo costante, dovuto nel caso di prestazione professionale continuativa, con possibilità di ripartire le attività tra i professionisti/soci interessati e, ove ritenuto opportuno, condividerne le conclusioni. 

In alternativa all’operatività sopra indicata resta ferma, in relazione alla organizzazione adottata da ciascuno Studio professionale, la facoltà in capo ad ogni professionista di assolvere singolarmente e autonomamente tutti gli adempimenti previsti. 

Adeguata verifica semplificata 

Il D. Lgs 231/2007 e la Regola Tecnica n. 2 hanno introdotto la possibilità di applicare misure semplificate di adeguata verifica del cliente nel caso in cui il rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo sia basso nonché il cliente appartenga a una delle seguenti fattispecie: 

  • le società ammesse alla quotazione su un mercato regolamentato e sottoposte a obblighi di comunicazione che quindi assicurano un’adeguata trasparenza circa la titolarità effettiva; 
  • le pubbliche amministrazioni; 
  • i clienti che sono residenti in aree geografiche a basso rischio, ai sensi della lettera c) dell’art. 23 del decreto stesso; 
  • i soggetti sottoposti a vigilanza ai sensi del D. Lgs. 1° settembre 1993, n. 385, del D. Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e del D. Lgs. 7 settembre 2005, n. 209.

Resta in vigore il dovere per i soggetti obbligati di compiere una valutazione, anche non formalizzata, del rischio riscontrato, dando particolare evidenza di tutti gli elementi oggettivi e soggettivi della prestazione professionale. 

Nei confronti dei soggetti destinatari di procedure di adeguata verifica semplificata, è possibile attuare le seguenti semplificazioni: 

  • nell’identificazione del cliente, dell’esecutore e del legale rappresentante nonché del titolare effettivo è possibile assolvere agli obblighi attraverso una dichiarazione resa dal cliente, ai sensi dell’art. 22 del D. Lgs. 231/2007;
  • nel controllo costante è possibile stabilire una cadenza meno frequente della raccolta delle informazioni e risulta sufficiente raccogliere una dichiarazione del cliente dalla quale emerga come il quadro informativo a questi riferito non abbia subito variazioni. Restano tuttavia da acquisire le informazioni circa lo scopo e la natura della prestazione professionale, anche mediante l’apposita dichiarazione del cliente resa ai sensi dell’art. 22 del D. Lgs. 231/2007. 

Il professionista può disapplicare la procedura prevista per l’adeguata verifica semplificata ogni qualvolta consideri l’identificazione effettuata non attendibile o abbia il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. 

Adeguata verifica rafforzata 

Il professionista deve adottare misure di adeguata verifica rafforzata ogni qualvolta emerga, dalla propria valutazione, un elevato rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, derivante dagli indicatori relativi al cliente, ai servizi, alle operazioni o ai canali di distribuzione, nonché alle aree geografiche di riferimento. Ai fini di dare corretta esecuzione ai predetti obblighi, il comportamento del professionista deve attenersi a uno o più dei seguenti suggerimenti: 

  • prestare massima attenzione, anche con l’ausilio di riscontri documentali, all’identificazione dei titolari effettivi, all’eventuale uso di false identità, alla presenza di società di comodo, all’interposizione di soggetti terzi (anche se membri della famiglia) o ai clienti occasionali; 
  • adottare misure supplementari per verificare o certificare i documenti forniti, o ottenere una certificazione di conferma rilasciata da un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva; 
  • verificare l’eventuale presenza del cliente o di soggetti a esso collegati in:
  • verificare la sottoposizione del cliente o di soggetti a esso collegati, purché resi noti al professionista e coinvolti nelle attività oggetto della prestazione professionale;
  • consultare fonti aperte e social media. Ai fini della acquisizione di informazioni aggiuntive prevista dall’art. 25, co. 1, D. Lgs. 231/2007 il professionista può avvalersi della consultazione di una o più delle seguenti fonti: 
    • siti Internet ufficiali dei Paesi di Provenienza; 
    • database di natura commerciale; 
    • fonti attendibili e indipendenti ad accesso pubblico o tramite credenziali di autenticazione (come Camere di Commercio/Registro delle Imprese, servizio di Telemaco per le visure al registro imprese, servizi Cerved, società di informazioni su aziende italiane/estere fornenti report specifici). 

A riguardo si ricorda che le liste riportanti tutti i soggetti ed entità designati a livello UE sono consultabili sul sito dell’UE al seguente link: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/fsd/fsf,  oppure è possibile ottenere ulteriori indicazioni tramite il sito della UIF,  all’indirizzo http://uif.bancaditalia.it/adempimenti-operatori/contrasto/  

Riassumendo, sotto il profilo operativo, l’adeguata verifica rafforzata può essere effettuata mediante l’adozione, da parte del professionista, di una o più delle seguenti ulteriori misure: 

  • acquisizione di almeno due documenti di riconoscimento del cliente in corso di validità; 
  • verifica del rilascio di un dispositivo di firma digitale del cliente, da parte di ente certificato; 
  • richiesta di un documento che attesti l’esistenza in capo al cliente di un rapporto bancario e/o assicurativo presso un intermediario destinatario degli obblighi di cui al D. Lgs. 231/2007, ovvero sottoposto ad obblighi antiriciclaggio equivalenti; 
  • consultazione di banche dati liberamente accessibili; 
  • verifica della provenienza dei fondi utilizzati per il compimento dell’operazione; 
  • maggiore frequenza del controllo costante.

Persone politicamente esposte

Al fine di individuare le Persone Politicamente Esposte il professionista si basa sia sulla collaborazione del cliente stesso, che fornisce i dati utili per chiarire la propria posizione, nel rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali sia consultando fonti aperte e social media.

Titola effettivo

Ai fini dell’identificazione del titolare effettivo, il professionista richiede al cliente le informazioni e i dati necessari al suo espletamento (come nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza, codice fiscale), tramite qualsiasi mezzo ritenuto idoneo (mail, pec, dichiarazione del cliente). Resta ferma la valutazione del rischio così come imposta dall’art. 21, co. 7, del D. Lgs. 231/2007 e, conseguenzialmente, l’adozione di misure a essa adeguate. 

Si rammenta che la modalità di identificazione del titolare effettivo tramite la consultazione di pubblici registri, non può essere ritenuta una modalità sufficiente all’assolvimento dell’adempimento, in quanto si tratta di uno strumento di supporto e non di sostituzione di quanto prescritto dalla normativa. 

Adeguata verifica tramite terzi

Gli obblighi di adeguata verifica della clientela, di cui all’art. 18, co. 1, lettere a), b) e c) del D. Lgs. 231/2007, possono essere assolti anche mediante l’adeguata verifica tramite terzi. A riguardo i professionisti possono richiedere il rilascio di un’attestazione di adempimento dell’adeguata verifica ai soggetti terzi, ricompresi nell’elenco ai sensi dell’art. 26, co. 2 del D. Lgs. 231/2007, mentre possono rilasciare tale attestazione solo ad altri professionisti. In particolare, la Regola Tecnica n. 2 riporta quanto segue: “Il professionista che riceve la richiesta di attestazione da altro professionista, verificato l’assolvimento dell’obbligo di adeguata verifica nei confronti del soggetto/i per il quale/i è richiesta l’attestazione, sottoscrive l’attestazione e la invia senza ritardo al richiedente, allegando copia della documentazione raccolta ai fini dell’assolvimento dell’obbligo. Il ricorso a terzi è possibile in relazione alla natura e alla tipologia dell’operazione come, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nell’ipotesi di: 

  1. operazioni caratterizzate dalla presenza di un solo cliente assistito da più professionisti; 
  2. operazioni caratterizzate dalla presenza di più clienti assistiti da più professionisti; 
  3. operazioni affidate da clienti non presenti fisicamente e/o legalmente nel territorio dove ha sede lo studio del professionista, mentre è noto (anche per la dichiarazione del cliente) il nominativo di altro professionista che ha già assolto l’obbligo di adeguata verifica. 

L’attestazione in ordine all’assolvimento degli adempimenti deve provenire esclusivamente dal terzo che vi abbia provveduto direttamente rispetto ad uno medesimo cliente”. 

Viene consentito, al fine di rispettare le tempistiche imposte dalla norma, l’utilizzo di strumenti veloci di trasmissione come, ad esempio, la posta elettronica. Inoltre, l’attestazione dovrà essere corredata da copia della documentazione acquisita dai terzi, nonché le informazioni richieste e ricevute in sede di assolvimento dell’obbligo di adeguata verifica del cliente come:

  • identificazione del cliente e verifica della sua identità; 
  • identificazione del titolare effettivo e verifica della sua identità; 
  • acquisizione e valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale. 

Regola tecnica n. 3 – Conservazione dei dati e delle informazioni (art. 31, 32 e 34 D. Lgs 231/2007)

L’attività di conservazione dei documenti, in capo al professionista, viene svolta al fine di limitare il rischio di perdita o di distruzione e di mantenerne allo stesso tempo l’integrità, la leggibilità e la reperibilità. 

La conservazione può avvenire in modalità cartacea nonché in modalità informatica, purché i sistemi adottati garantiscano il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e il loro trattamento per le finalità di cui al D. Lgs 231/2007. 

Resta tutt’ora valida la possibilità, in capo ai professionisti, di poter proseguire ad alimentare gli archivi cartacei o informatici già presenti alla data di entrata in vigore delle disposizioni previste nel D. Lgs 90/2017, integrando secondo quanto previsto dalle nuove disposizioni i dati relativi al titolare effettivo e alle informazioni sullo scopo e la natura del rapporto ed elidendo i dati non più obbligatori. 

A prescindere dal sistema di conservazione adottato, occorre esplicitamente individuare i soggetti incaricati  ad alimentare il sistema di conservazione e quelli che a cui venga concessa l’accesso ai dati e alle informazioni ivi conservati. 

La conservazione ha per oggetto: 

  • la copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela; 
  • l’originale delle scritture e delle registrazioni inerenti esclusivamente alle operazioni. 

La conservazione cartacea o informatica deve permettere quanto meno di ricostruire: 

nel caso di prestazioni professionali: 

  • la data del conferimento dell’incarico; 
  • i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; 

nel caso di operazioni: 

  • la data, l’importo e la causale dell’operazione; 
  • i mezzi di pagamento utilizzati. 

Con riferimento ai mezzi di pagamento, il professionista è tenuto alla conservazione di loro copia nel caso in cui la movimentazione di mezzi di pagamento costituisca l’oggetto o la modalità d’esecuzione della prestazione professionale in concreto resa in favore del cliente. 

Conservazione cartacea

L’alimentazione o la costituzione ex novo di un sistema finalizzato alla conservazione cartacea dei documenti, deve soddisfare alcuni requisiti previste dalla legge, al fine di impedire la perdita o la distruzione dei documenti e mantenere nel tempo la loro integrità, leggibilità e reperibilità. 

Si rammenta che per soddisfare il requisito di storicità, tutti i documenti conservati in modalità cartacea devono essere datati e sottoscritti dal professionista o da un suo delegato.

Anche nell’ipotesi di conservazione cartacea, il fascicolo del cliente può rimandare a documenti conservati digitalmente, tuttavia non devono risultare modificabili all’interno del sistema informatico del professionista (come ad esempio le visure estratte da pubblici registri). 

Il fascicolo del cliente, tenuto in conformità agli articoli 31 e 32 del D. Lgs. 231/2007, costituisce idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni assunte in ottemperanza alla normativa antiriciclaggio e al contrasto al finanziamento del terrorismo.

Conservazione informatica

Per la conservazione in modalità informatica i professionisti possono avvalersi: 

  • di un modello interno, per cui il processo/sistema di conservazione è realizzato internamente dalla struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici; 
  • di un modello esterno, per cui il responsabile della conservazione può affidare il processo/sistema di conservazione, in modo totale o parziale, a soggetti esterni alla struttura titolari di idonee garanzie. 

In entrambi i casi il sistema di conservazione informatico deve garantire l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. 

I documenti informatici, i dati e le informazioni possono essere conservati in cartelle intestate a ciascun cliente. Anche in caso di conservazione informatica, il sistema adottato può rimandare ad alcuni documenti conservati in formato cartaceo all’interno dello Studio professionale.

Conservazione negli Studi Associati e nelle Società tra professionisti

Nell’ambito degli Studi Associati e delle Società tra professionisti potranno essere appositamente regolamentate, mediante idonee procedure interne, modalità organizzative che prevedano una funzione generale e accentrata di conservazione, sia dei dati raccolti per l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, sia delle altre informazioni e/o documentazioni raccolte dal singolo professionista che riceve l’incarico di Responsabile della Funzione Antiriciclaggio.

Milano, 21 settembre 2020

Stefano Cartabbia

Il contenuto di questo articolo ha valore solo informativo e non costituisce un parere professionale.

Per ulteriori informazioni https://www.costanzoeassociati.it/it/