Dal 1° gennaio 2025, sono in vigore le rilevanti modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (articolo 1, commi da 81 a 83, L. n. 207/2024) in merito alla deducibilità fiscale delle spese di rappresentanza. Questa nuova disciplina ha l’obiettivo di migliorare la trasparenza fiscale e prevenire comportamenti elusivi attraverso l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti. Tali novità interessano imprese, professionisti e lavoratori dipendenti, richiedendo un approccio più rigoroso alla gestione delle spese aziendali e professionali.
Introduzione
Novità sulla deducibilità fiscale delle spese aziendali
La Legge n. 207 del 30 dicembre 2024 (c.d. Legge di Bilancio 2025) ha introdotto specifiche misure rivolte sia alle imprese che ai lavoratori. In particolare, l’art. 1 commi da 81 a 83, della Legge di Bilancio ha introdotto, a decorrere dal 1° gennaio 2025, limitazioni alla deducibilità di alcune spese relative ai rimborsi ai dipendenti e ai lavoratori autonomi tramite la previsione di nuovi obblighi in materia di tracciabilità.
Le modifiche normative riguardano diversi articoli del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), che disciplinano la deducibilità delle spese aziendali per attività d’impresa, lavoro autonomo e dipendente.
Le principali novità includono:
- Articolo 108, comma 2 (Spese di rappresentanza): l’obbligo di tracciabilità si aggiunge ai criteri già esistenti per la deducibilità delle spese di rappresentanza, tra cui l’inerenza all’attività aziendale e i limiti quantitativi previsti.
- Articolo 95, comma 3-bis (Spese per prestazioni di lavoro): la deducibilità delle spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto per trasferte di dipendenti e collaboratori è subordinata al pagamento tracciabile.
- Articolo 54, comma 6-ter (Reddito di lavoro autonomo): le spese riaddebitate analiticamente al cliente devono anch’esse essere effettuate con strumenti tracciabili per rimanere deducibili.
Queste disposizioni si applicano non solo ai fini dell’imposta sul reddito, ma anche dell’IRAP, estendendo ulteriormente il campo d’azione delle nuove regole fiscali.
Nello specifico, dal 1° gennaio 2025 le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante servizi pubblici non di linea hanno l’obbligo di pagamento tracciato se relative a trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi.
In caso contrario:
- Il costo diventa indeducibile per il datore di lavoro (anche ai fini IRAP).
- Il rimborso delle spese sarà considerato come retribuzione per il lavoratore e quindi soggetto a tassazione.
Rimborso spese e trasferte lavorative
Definizione di trasferta e nuove regole fiscali
Prima di entrare nel merito delle novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 è utile soffermarsi sul concetto di “trasferta”. Nel nostro ordinamento non esiste una vera e propria definizione di “trasferta”; tuttavia, sulla base di quanto è emerso in giurisprudenza e di quanto è stato previsto dai contratti collettivi e dall’art. 51 del TUIR, si può definire la trasferta come uno spostamento temporaneo del lavoratore, verso un’altra località, rispetto a quella in cui egli esegue normalmente la propria attività lavorativa.
Rimborso spese: analitico, forfettario e misto
Quando il lavoratore si trova in trasferta, ha la necessità di sostenere alcune spese, tra cui principalmente vitto, alloggio e trasporto, che gli vengono poi rimborsate dal datore di lavoro. Il rimborso può avvenire:
– Analitico (piè di lista)
– Forfettario
– Misto
Spese di trasporto nelle trasferte comunali
Con riferimento alle trasferte all’interno del territorio comunale, il D.lgs. 192/2024 ha introdotto una modifica volta a semplificare la disciplina dei rimborsi di spese e viaggio in esenzione, sostituendo la dicitura “comprovate da documenti provenienti dal vettore” con la nuova formulazione “comprovate e documentate”.
In tal modo, si elimina l’obbligo di provenienza del documento giustificativo dal vettore interessato, rendendo maggiormente possibile il rimborso di quelle spese, normalmente non documentate nominativamente, tra cui ad esempio i biglietti dell’autobus.
Si precisa, in ogni caso, che oltre alla documentazione è fondamentale che vi sia relazione tra lo spostamento e l’attività lavorativa.
Obbligo di tracciabilità dei rimborsi spese
L’art. 1, comma 81 lett. a) della Legge di Bilancio ha inserito un nuovo periodo al termine del testo dell’art. 51, comma 5, TUIR, prevedendo che “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Tracciabilità rimborsi per dipendenti: nuove regole
Dunque, a partire dal 1° gennaio 2025, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto su autoservizi pubblici non di linea (comprese quelle sostenute per servizi di taxi e NCC), rimborsate dal datore di lavoro, potranno essere escluse dal reddito imponibile solo se i pagamenti verranno effettuati tramite strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni di pagamento, assegni bancari o circolari, telepedaggio collegato ad un IBAN (es. telepass). La normativa ha invece escluso dall’obbligo di tracciabilità le spese di trasporto documentate da servizi pubblici di linea.
Per effetto della nuova disciplina, quindi, il dipendente in trasferta per far fronte alle spese e documentarle in modo tracciabile, dovrà essere munito di una carta di credito, di debito o prepagata, che potrà essere personale o aziendale:
- nel primo caso, il lavoratore, utilizzando la propria carta di credito, alla distinta del rimborso dovrà allegare i documenti fiscali che attestano la spesa (fattura o ricevuta fiscale) e la ricevuta del Pos;
- nel secondo caso, il datore di lavoro consegnerà al lavoratore la carta di credito aziendale collegata al conto corrente della società e di documenti di spesa saranno intestati direttamente a quest’ultima.
Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore; conseguentemente, si ridurrà l’importo netto accreditato in busta paga.
L’obbligo di tracciabilità concerne anche le trasferte in ambito comunale, limitatamente ai rimborsi per spese di viaggio e trasporto, dato che il rimborso delle altre tipologie di spese risulta, ex lege, assoggettato a tassazione.
Considerato il tenore letterale del nuovo periodo introdotto all’art. 51, comma 5, TUIR, è ragionevole ritenere che l’obbligo di tracciabilità riguardi i soli rimborsi spese analitici di vitto, alloggio e trasporto, mentre, al contrario, non interessi le indennità forfettarie di trasferta.
Tracciabilità obbligatoria per lavoratori autonomi
Ferma restando la disciplina per la deducibilità di cui ai commi 5 e 6 dell’art. 54 del TUIR, la Legge di Bilancio ha introdotto il nuovo comma 6-ter, il quale prevede che “le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
La norma, dunque, prevede che le spese sostenute dal professionista siano deducibili unicamente se effettuate con metodi di pagamento tracciabili, quali i versamenti bancari, postali o altri sistemi previsti dall’art. 23 del D.lgs. 241/1997.
Tale disposizione si applica sia alle spese addebitate in modo analitico al committente sia ai rimborsi corrisposti per le trasferte di dipendenti o lavoratori autonomi. In tal modo, la normativa unifica il trattamento fiscale per dipendenti e autonomi: qualora i pagamenti non siano effettuati in conformità alle prescrizioni, gli importi erogati verranno considerati come reddito da lavoro autonomo. Ciò determinerebbe un aumento del carico fiscale per i lavoratori e, per datori di lavoro o committenti, l’impossibilità di dedurre i costi sostenuti.
Impatti per le aziende e azioni consigliate
Adeguamento delle policy aziendali
Le novità introdotte comportano importanti implicazioni operative per le imprese. Per garantire la conformità normativa e preservare la deducibilità delle spese aziendali, le aziende devono aggiornare le proprie procedure interne.
È fondamentale aggiornare la Travel Policy e le linee guida interne per assicurare che tutte le spese di trasferta e rappresentanza siano:
- Pagate con strumenti tracciabili
- Adeguatamente documentate con giustificativi conformi alle nuove disposizioni
Un’attenzione particolare va riservata alle modalità di rimborso e alla gestione delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte.
Controlli interni per evitare sanzioni
Per evitare errori e sanzioni, le aziende dovrebbero:
✅ Formare il personale:
- Aggiornare i dipendenti sulle nuove norme relative ai rimborsi e alle spese deducibili
- Fornire indicazioni pratiche sull’utilizzo dei metodi di pagamento conformi
✅ Implementare controlli interni:
- Monitorare regolarmente i giustificativi di spesa
- Verificare la tracciabilità dei pagamenti prima di procedere con i rimborsi
- Rafforzare le procedure di approvazione per ridurre il rischio di non conformità
Un sistema di controllo efficace non solo garantisce il rispetto delle norme, ma tutela anche l’azienda da potenziali contestazioni fiscali.
Tabelle riepilogative
| Tipologia spesa | Supporto documentale | Obbligo tracciabilità |
| Alberghi | fattura | SI |
| Ristoranti | fattura | SI |
| Taxi | ricevuta | SI |
| Noleggio con conducente | ricevuta | SI |
| Trasporto pubblico | ricevuta o titolo di viaggio valido | NO |
| Parcheggio auto | ricevuta | NO |
| Noleggio senza conducente | ricevuta | NO |
Indennità forfettaria: nessun rimborso spese di vitto e alloggio
Esenti:
- fino a 46,48 euro al giorno territorio nazionale;
- fino a 77,47 euro al giorno per l’estero.
Rimborso forfettario del vitto e dell’alloggio
Esente:
- fino a 30,99 euro al giorno territorio nazionale (riduzione di 1/3);
- fino a 51,65 euro al giorno per l’estero (riduzione di 1/3).
Rimborso forfettario del vitto o dell’alloggio
Esente:
- • fino a 15,49 euro al giorno territorio nazionale (riduzione di 2/3);
- fino a 25,82 euro al giorno per l’estero (riduzione di 2/3).
Rimborso a piè di lista di vitto, alloggio, viaggio e trasporto
Totalmente esente e totalmente deducibile per il datore di lavoro
Dal 1° gennaio 2025 solo se pagamento tracciabile
Altre spese, anche non documentabili
Esenti:
• fino a 15,49 euro al giorno territorio nazionale;
• fino a 25,82 euro per trasferte all’estero.
Considerazioni finali
Alla luce di tutto quanto sopra esposto, è evidente che le novità introdotte dal legislatore da un lato spingeranno il dipendente a gestire con maggiore responsabilità le spese aziendali e dall’altro consentirà all’azienda di esercitare un controllo più efficiente sulle spese effettuate, garantendo la corretta deducibilità fiscale.
Le aziende dovranno adattarsi alla nuova disciplina, adottando le strategie di gestione delle trasferte compatibili con le disposizioni normative recentemente modificate ed adeguando le proprie procedure interne.
Sarà inoltre opportuno aggiornare le policy aziendali sulle trasferte e sui rimborsi, formare il personale incaricato alla gestione delle spese di trasferta e aggiornare i software utilizzati per la gestione delle trasferte, al fine di facilitarne il monitoraggio e garantire la conformità fiscale.
Per ogni ulteriore analisi il team di CA Consulting è a disposizione per eventuali approfondimenti.
Francesco Cospito (Partner CA Group)
